Eine neue Anfrage ist in deine Inbox gepurzelt – fühlt sich im ersten Moment toll an, oder? Es zeigt nämlich, dass dein Foto-Business läuft – hurra! Nach dem ersten „Yes” folgt aber oft der downer, denn nun bist du wirklich gefragt. Wie schaffst du es aus dieser Anfrage eine Buchung zu machen?
Denn auch, wenn es schön ist Anfragen zu bekommen, deine Rechnungen am Monatsanfang sind davon noch nicht bezahlt. Auf welche Dinge solltest du also achten, wenn du neue Kunden in dein Business-Leben holen möchtest?
Hier sind fünf Tipps, die dir dabei helfen werden, eine starke Beziehung zu potentiellen Kunden aufzubauen und aus Anfragen erfolgreiche Buchungen und loyale Foto-Kunden fürs’s Leben zu machen:
1. Sei schnell – und zeig’ Interesse
Wenn du eine Anfrage bekommst, antworte so schnell wie möglich. Lass deine Anfragen nicht erst 3 Tage in deinem Postfach schmoren, bist du Schwung findest, mal wieder Emails zu beantworten. Deine Interessentin ist gerade in diesem Moment aktiv auf der Suche nach einer Fotografin. Vielleicht hat sie auch gleichzeitig verschiedene Fotografen angeschrieben, und je deutlicher du dich abheben kannst, desto besser. Deine schnelle Antwort signalisiert nicht nur Professionalität, sondern auch dein ehrliches Interesse an ihrer Anfrage (und nein, keine Sorge, deine Interessentin denkt nicht – „oh, die Fotografin muss aber sehr verzweifelt sein, wenn sie so schnell antwortet…”).
2. Professionell und persönlich-zugewandt – die richtige Balance
Du bist als Fotografin die Expertin, also sollte auch deine Antwort formal und sprachlich professionell sein. Deine Email sollte mögliche Fragen beantworten und auch die Informationen bereitstellen, die deine Kundin benötigt, um der Buchung einen Schritt näher zu kommen. Du kannst die Informationen zu deinen Fotoshootings in einem schön gestaltetem pdf oder auch auf einer Seite eingebettet auf deiner Website verschicken (in meinem SHOP findest du schöne Design-Vorlagen für die Kundenkommunikation). Schreibe in deinem persönlichem Sprach-Stil und füge deine persönliche Note hinzu, indem du auf individuelle Fragen eingehst und immer ein ehrliches Interesse an deiner neuen potentiellen Kundin zeigst. Wenn du in dem ersten Kontakt eine freundliche, sympathische und zugewandte Atmosphäre schaffst, ist es zwar noch nicht die „halbe Miete“, aber ein Stück weiter in Richtung Buchung.
3. Individualität ist der Schlüssel
Versteh mich nicht falsch – ich bin 100% der Meinung, dass du vorgeschriebene Emails in deinen Workflow haben solltest – das spart dir soooo viel Zeit. Für jede Email, die du schon einmal geschrieben hast, solltest du ein Template haben und keine Email solltest du zweimal schreiben müssen (hier findest du meine professionell verfassten Email Vorlagen, die dir bei Schwangerschafts & Babyshootinganfragen helfen werden). Aber vermeide unbedingt generisch klingende Antworten rauszuschicken. Daher ist es wichtig, jede neue Email auf die entsprechende Anfrage anzupassen und auch auf konkrete Fragen einzugehen. Und sei es auch nur, dass du bei bestimmten Fragen auf deine angefügte Info-Broschüre verweist. Deine Interessentin sollte immer das Gefühl haben, dass du dich auf ihr Anliegen und ihre Anfrage maßgeschneidert einstellst. So fühlt sie sich verstanden und wertgeschätzt.
4. Biete von Anfang an einen Mehrwert
Was sich jetzt tatsächlich überall herumgesprochen haben sollte – nur hübsche Bilder zu zeigen reicht nicht mehr, um gebucht zu werden. Es ist leider nicht mehr das Jahr 2011, da ging das. Jetzt müssen wir immer alles dafür tun, um uns im Meer von anderen Fotografen abzuheben. Du kannst ein Mega-Portfolio haben, aber wenn es nichts gibt, was du deinen Kunden darüberhinaus „bieten“ kannst, wirst du dich schwer tun zu buchen.
Wie also machst du das? Auch, wenn es Zeit kostet, bietet ein unverbindliches Vorgespräch an. So könnt ihr euch schon einmal direkt austauschen und Fragen persönlich miteinander besprechen. Außerdem bietet es dir die Möglichkeit individuell auf Probleme und Wünsche zu reagieren. Lade potenzielle Kunden dafür gern in dein Studio ein. So haben sie die Möglichkeit mehr über dich, deinen Style und deine Persönlichkeit zu erfahren. Ein absolutes Plus in der Kommunikation und eine ganz andere Grundlage für ihre Entscheidung. Wenn du kein Studio hast, kannst du das Vorgespräch auch über Zoom abhalten.
Hast du andere hilfreiche kostenlose Ressourcen, die du deinen Kunden zur Verfügung stellen kannst? Zum Beispiel einen Location-Guide, wenn du Familienfotografin bist („Meine 3 Lieblingsspots für Familienshootings“) oder deine besten Online-Shops für stylishe Maternity & Babyoutfits? Überlege, wer deine Kundin ist und was sie interessieren könnte.
Denk immer dran: deine Aufgabe in diesem Moment ist es Vertrauen in dich als Fotografin, aber auch in dich als Persönlichkeit aufzubauen.
5. Das Follow-Up nicht vergessen
Du hast dir wirklich Mühe gegeben, an alles gedacht und eine professionelle Email rausgeschickt, aber jetzt hörst du erstmal nichts. Urgh. Das kann und wird passieren, auch mir geht es heute noch so und den wichtigsten Tipp, den ich dir hier geben kann:
Nimm das niemals persönlich!
Es gibt so viele Möglichkeiten, warum du keine Rückmeldung auf deine erste Email erhalten hast. Vielleicht ist bei deiner Interessentin einfach „das Leben“ dazwischen gekommen und sie hat einfach noch keine Zeit gefunden, dir zu antworten? Vielleicht, und da solltest du wirklich immer einen Blick drauf haben, ist deine Antwort auch im Spam-Folder deiner Kundin gelandet, oder im weltweiten Web verloren gegangen.
Um sicherzustellen, dass deine Email auch wirklich angekommen ist, schicke deiner potenziellen Kundin eine höfliche Erinnerungs-Email. Überlege dir dafür vorher schon einen Plan, nach wie vielen Tagen, du diese Email verschickst. So schaffst du dir eine Struktur, die du bei jeder neuen Anfrage wieder nutzen kannst und es gerät nichts in Vergessenheit.
Falls du die Telefonnummer der Kundin hast, kannst du ihr statt einer Email auch eine nette SMS schicken. Der kleine Reminder zeigt nicht nur dein Engagement und deine Professionalität, sondern du hast noch mal einen zweiten Andock-Punkt für ein Gespräch mit deiner Kundin. Und außerdem kann dieses einfache interessierte Nachfragen, ob die Kundin vielleicht noch weitere Fragen hat, manchmal schon den Unterschied machen.
Fazit:
Um eine wirklich vertrauensvolle Beziehung zu potenziellen Fotoshooting-Kunden aufzubauen, ist es wichtig, Zeit und Aufmerksamkeit zu investieren (und nicht einfach eine generische Email mit einem Terminvorschlag rauszuschicken). Das bedeutet, dass du dich nicht nur darauf konzentrieren solltest, das Fotoshooting zu buchen sondern dass du eine Vertrauensbasis schaffen musst. Authentisches Interesse an deinen Kunden zu zeigen und wertvolle Kommunikation zu bieten, wird einen bleibenden Eindruck hinterlassen und dich auch von den anderen Fotografen in deiner Gegend abheben.
Je besser deine Kommunikation und dein Ablauf ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass du deine Anfragen auch wirklich in Buchungen konvertierst. In der Regel liegt die Konversionrate von Anfragen zu Buchungen bei etwa 20%. Du solltest also, bei 10 Anfragen mindestens 2 Buchungen erhalten. Verschaffe dir hier unbedingt einen Überblick, wo genau deine Konversionrate liegt.
Denn, selbst wenn es diesmal nicht zu einer Buchung kommt, hast du durch deine professionelle und persönliche Kommunikation und Austausch vielleicht trotzdem einen neuen Kunden gewonnen. Bei einer anderen Gelegenheit, wenn die Umstände, der Anlass oder das Budget besser passen, kommen die Kunden vielleicht wieder auf dich zu.
Denn wir als Fotografen sind gekommen um zu bleiben…
Mehr Ressourcen und Support:
Wenn du mehr dazu lesen möchtest, dann empfehle ich dir mein pdf E-Guide Booked Out, in dem ich dir noch mehr weitere wichtige Punkte für deine erfolgreiche Kundenbuchungen bespreche.
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